Effizientes Dokumentenmanagement leicht gemacht: Der ACCANTUM DMS E-Mail Connector
In der heutigen Geschäftswelt ist eine effiziente Verwaltung und Archivierung von E-Mails und Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Lösungen, um diesen Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass wichtige Informationen leicht zugänglich und rechtskonform aufbewahrt werden. Hier kommt der ACCANTUM DMS E-Mail Connector ins Spiel. Mit dieser innovativen Lösung wird die Überwachung und Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen so einfach wie nie zuvor.
E-Mails und Anhänge intelligent verwalten
Der ACCANTUM DMS-E-Mail Connector ermöglicht es Unternehmen, festgelegte E-Mail-Postfächer intelligent zu überwachen und gemäß den DMS-Regelwerken zu archivieren. Dies ist besonders hilfreich bei E-Mails, die wichtige Dokumente wie Rechnungen in Form von PDF-Dateien im Anhang enthalten. Mit diesem leistungsstarken Tool werden diese Anhänge automatisch erkannt und weiterverarbeitet. Doch das ist noch nicht alles – nicht nur die E-Mail selbst wird rechtskonform digital archiviert, sondern auch die angehängten Rechnungen werden automatisch der Rechnungsprüfung zugeführt. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass keine wichtigen Dokumente übersehen werden.
Die Schlüssel zur effizienten Nutzung des E-Mail Connectors
Damit der accantum DMS-E-Mail Connector seine volle Leistung entfalten kann, ist eine technisch einwandfreie Konfiguration unerlässlich. Hier sind einige grundlegende Informationen, die Sie wissen sollten:
Kommunikation mit Exchange-Server: Der E-Mail Connector kommuniziert per Exchange-Webservices mit dem Exchange-Server. Dies gewährleistet eine reibungslose Interaktion zwischen den beiden Systemen.
Verbindung zum ACCANTUM DMS: Die Verbindung zum DMS erfolgt per TCP und dem für das Archiv konfigurierten. Dies stellt sicher, dass die archivierten Dokumente sicher und geordnet abgelegt werden.
Installationsort des Connectors: Wenn Sie einen Exchange-Server im selben Netzwerk verwenden, wird empfohlen, den E-Mail-Connector auf dem DMS-Server zu installieren. Dies erleichtert die Kommunikation und sorgt für eine effiziente Verarbeitung von E-Mails und Anhängen.
Mehrere Exchange-Server anbinden: Wenn Sie mehrere Exchange-Server in Ihrem Unternehmen verwenden, können Sie problemlos mehrere E-Mail-Connectoren auf verschiedenen Rechnern installieren. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und Überwachung aller relevanten Postfächer.
Alternative Zugriffsmöglichkeiten: Der Zugriff auf Postfächer kann auch über das Pop3-Protokoll erfolgen, ohne dass ein Exchange-Server erforderlich ist. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Postfächer außerhalb des lokalen Netzwerks bei einem öffentlichen Provider gehostet werden.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Konfiguration!
Wir verstehen, dass die Konfiguration und Implementierung neuer Softwarelösungen eine Herausforderung sein kann. Deshalb stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Sie bei der optimalen Nutzung des E-Mail Connectors zu unterstützen. Ob Sie Fragen zur Konfiguration haben oder Hilfe bei der Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur benötigen, wir sind bereit, Ihnen mit unserem Fachwissen zur Seite zu stehen.
Verpassen Sie nicht die Gelegenheit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Kontrolle über Ihre Dokumente zu behalten. Kontaktieren Sie uns noch heute, um weitere Informationen zu erhalten und den ACCANTUM DMS E-Mail Connector in Ihrem Unternehmen einzusetzen.
