VoP - Verification of Payee

vom 29.08.2025

Inhaltsverzeichnis

VoP - Verification of Payee
NEUE EMPFÄNGERVERIFIZIERUNG BEI SEPA-ZAHLUNGEN

Ab 9. Oktober 2025 treten wichtige Neuerungen beim SEPA-Zahlungsverkehr in Kraft. Zukünftig müssen Banken bei jeder Überweisung oder SEPA-Echtzeitüberweisung prüfen, ob der angegebene Empfängername zur IBAN passt. Diese neue Regelung gilt im gesamten europäischen Zahlungsraum. Auslandszahlungen sind bis Ende 2026 noch ausgenommen.

Einstellungen WinLine

Abweichende Kontoinhaberzeichnung hinterlegen

Personenkontenstamm öffnen
Button „weitere Bankverbindungen“

Weitere Bankverbindungen

Im Fenster Bankverbindungen die Spalte „abw. Kontoinhaber“ bearbeiten.

QR-Code auf Rechnungen durch SYSco prüfen lassen

Falls Sie bereits einen QR-Code für die Online-Überweisung in einer Banking-App auf Ihren Rechnungen ausweisen, empfehlen wir, diesen im Zuge der EBICS-Umstellung zu prüfen, um sicherzustellen, dass auch dort Ihr korrekter Kontoinhabername wiedergegeben wird.

Hinweis auf Rechnungsformularen

Wir empfehlen, dass Sie auf Ihren Belegformularen (z. B. Rechnungen) den Kontoinhabernamen so hinterlegen, wie er bei Ihrer Bank geführt wird. Dadurch lassen sich Rückfragen oder Verzögerungen bei Zahlungen vermeiden. Wenn Sie Unterstützung bei der Anpassung Ihrer Formulare benötigen, melden Sie sich bitte bei uns – wir unterstützen Sie dabei gerne.

Hinweis auf Rechnungsformularen

Textvorschläge:

„Bitte beachten Sie: Überweisungen sind ausschließlich auf den Kontoinhaber Annas Sportwelt GmbH & Co KG vorzunehmen.“

„Hinweis: Für eine korrekte Zuordnung von Zahlungen verwenden Sie bitte als Kontoinhaber Annas Sportwelt GmbH & Co KG.“

„Wichtig: Zahlungen können nur verbucht werden, wenn als Kontoinhaber Annas Sportwelt GmbH & Co KG angegeben wird.“

Was passiert im Detail?

Sie übermitteln einen SEPA-Zahlungsauftrag inkl. „Transportunterschrift“ an Ihre Bank. Diese gleicht daraufhin den angegebenen Kontonamen mit der IBAN beim Empfängerinstitut ab. Innerhalb kurzer Zeit erhalten Sie eine Rückmeldung – mit einem der folgenden Ergebnisse:
• Match: Empfängername und IBAN stimmen überein. Alles korrekt!
• Close Match: Es gibt kleine Abweichungen, z. B. „Meyer“ vs. „Meier“.
• No Match: Empfängername und IBAN passen nicht zusammen.
• No Check: Die Prüfung konnte nicht durchgeführt werden (z. B. wegen technischer Probleme).

Wie geht es danach weiter?

Sie erhalten zu jedem Auftrag ein Prüfprotokoll:
• Bei Match wird die Zahlung verarbeitet.
• Bei einem Close Match müssen Sie Ihre Stammdaten prüfen, korrigieren und den Auftrag erneut einreichen.
• Bei No Match sollten Sie Rücksprache mit dem Empfänger halten und gemeinsam die Daten überprüfen.

Gibt es Anpassungen in der WinLine im Zuge des SEPA-Verfahrens?

Ja, sämtliche erforderlichen Programmänderungen im Zusammenhang mit dem neuen SEPA-Verfahren werden wie gewohnt rechtzeitig zur Verfügung gestellt. So wird sichergestellt, dass Sie optimal auf die neuen Anforderungen seitens der WinLine vorbereitet sind.

Was können Sie jetzt schon tun?

• Weisen Sie auf Ihren Rechnungen bereits jetzt auf den korrekten Kontoinhabernamen hin – exakt so, wie er bei Ihrer Bank hinterlegt ist.
• Überprüfen Sie die Hinterlegungen der Zahlungsdaten Ihrer Kreditoren auf Namensgenauigkeit zur IBAN. Passen Sie diese ggf. im Personenkontenstamm an.

Wir halten Sie selbstverständlich weiterhin zu diesem Thema auf dem Laufenden.

Sämtliche obigen Ausführungen basieren auf dem jetzigen Stand der Informationen des Gesetzgebers bzw. den relevanten Institutionen.

WAS BEDEUTET VOP FÜR UNTERNEHMEN IN DER EU?

Was bedeutet dies praktisch und was sind die wichtigsten Rückmeldungen beim VoP-Check der Bank bei der Ausführung einer Überweisung?

Nach Absenden Ihres SEPA-Zahlungsauftrags prüft die Bank den Namen gegen die hinterlegte IBAN und liefert eine Rückmeldung über Ihre Banking-Software:

Match: Name und IBAN passen zusammen → Zahlung kann freigegeben und durchgeführt werden.
Close Match: Name ist ähnlich, aber nicht identisch → Überprüfung empfohlen, die Zahlung kann aber durchgeführt werden.
No Match: Name und IBAN passen nicht → Zahlung stoppen und Daten klären. Die Zahlung kann nicht durchgeführt werden.
No Check: Keine Prüfung möglich (z. B. wegen technischer Probleme).

Und wie unterschreibe ich nun meine Zahlungen?

Bei elektronischen Zahlungen sind künftig in der Banking-Software zwei Schritte wichtig:

Transportunterschrift: Bestätigt, dass der Zahlungsauftrag an die Bank übertragen wird.
Eigentliche Unterschrift: Erteilt die rechtliche Freigabe für die Zahlung.

Mit VoP wird voraussichtlich die Rückmeldung („Match / No Match / …“) zwischen Transport- und eigentlicher Unterschrift eingeblendet und Sie können, je nach Bank, entscheiden, ob Sie die Zahlung freigeben oder nicht. Das erhöht die Sicherheit und verhindert Zahlungen auf falsche Konten.

Muss ich VoP eigentlich nutzen? Und was hat Opt-in und Opt-out damit zu tun?

Opt-in: Unternehmen nutzen VoP aktiv und bekommen Rückmeldungen bei Zahlungen.
Opt-out: Unternehmen können (theoretisch) auf VoP verzichten.

ABER ACHTUNG: Wenn VoP z. B. „No Match“ anzeigt und das Unternehmen trotzdem zahlt, trägt das Unternehmen selbst das Risiko. Die Bank hat so ihre Pflicht erfüllt.

Welche Aufgaben ergeben sich daraus für mich?

Einstellungen in der Banking-Software anpassen: Die Banken kontaktieren derzeit ihre Kunden und erinnern daran, bestimmte Einstellungen in der Banking-Software vorzunehmen – beispielsweise für die Opt-in- oder Opt-out-Optionen.
Regeln für „Close Match“ und „No Match“ festlegen: Legen Sie klare Richtlinien fest, wie Sie mit den Kategorien „Close Match“ (nahe Übereinstimmung) und „No Match“ (keine Übereinstimmung) umgehen.
Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, damit diese Warnhinweise korrekt interpretieren und richtig darauf reagieren können.
Anpassung der Freigabe-Workflows: Überprüfen und passen Sie Ihre WinLine Freigabe-Workflows im Zahlungsverkehr an, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.